Procedimiento para la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental

Un Sistema de Gestión Medioambiental o SGMA, es un instrumento por medio del cual una empresa controla los productos, actividades y procesos que tienen o podrían tener un impacto negativo para el medio ambiente y de esta forma poder mitigarlo.

Por su parte, ISO 14000 es la serie de normas internacionales para la gestión medioambiental. Es la primera serie de normas que permite a las organizaciones de todo el mundo medir su impacto medioambiental utilizando criterios aceptados internacionalmente.

Veamos cuáles son los pasos para implementar un Sistema de Gestión Medioambiental:

1.    Autoevaluación Inicial de Gestión Ambiental: Se trata de la autoevaluación de la  capacidad de gestión, fortalezas y oportunidades de la empresa. Permite saber en la posición en que se encuentra la empresa para desarrollar un Sistema de Gestión Medioambiental  o bien verificar su grado de avance  si ya se encuentra en etapas avanzadas.

2.    Compromiso y Política: Definición de Política Ambiental y asegurar el compromiso con su SGMA. En este punto están contenidos todas las características de la Política Ambiental.

3.    Planificación: La empresa deberá formular un plan para cumplir su Política Ambiental. Para ello se requiere de:

·         Identificación y Registro de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos ambientales. Se entenderá por Aspecto Ambiental, cualquier elemento de las actividades, productos y servicios de una organización que puedan interactuar con el medio ambiente. Por otro lado, Impacto Ambiental es cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o benéfico, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de una organización.

·         Requisitos Legales y otros requisitos. La organización debe establecer un listado de todas las leyes y reglamentos pertinentes, los cuales deben contar con la debida difusión dentro de la empresa.

·         Criterio de comportamiento interno. Cuando las normas externas no existan o no satisfagan a la organización, ésta deberá desarrollar criterios de comportamiento interno que ayuden al establecimiento de objetivos y metas.

·         Establecer Objetivos y Metas Ambientales. Estos objetivos son las metas globales para el comportamiento ambiental identificadas en la política ambiental. Las metas deben ser específicas y medibles.

·         Desarrollo de un Programa de Gestión Ambiental. Se debe establecer un programa dirigido a la totalidad de los objetivos ambientales. Además, para lograr una mayor efectividad la planificación de la gestión ambiental debiera integrarse al plan estratégico organizacional.

4.    Implementación: La empresa debe desarrollar capacidades y apoyar los mecanismos para lograr la política, objetivos y metas ambientales, para ello, es necesario enfocar al personal, sus sistemas, su estrategia, sus recursos y su estructura. En consecuencia, se hace imprescindible contar con un programa de capacitación dirigido a todos los niveles de la empresa.

5.    Medición y Evaluación: Una empresa debe medir, monitorear y evaluar su comportamiento ambiental, puesto que así se asegura de actuar en conformidad con su SGMA. Por lo tanto:

·         Se debe medir y monitorear el comportamiento ambiental para compararlo con los objetivos y metas ambientales.

·         Una vez documentado los resultados del punto anterior, se deben identificar las acciones correctivas y preventivas que correspondan.

·         Deben crearse registros del SGMA -que pueden expresarse o no en un manual - , que cubran: requisitos legales, permisos, aspectos ambientales e impactos, actividades de capacitación, actividades de inspección, calibración y mantención, datos de monitoreo, detalles de no conformidades y seguimiento, identificación del producto: composición y datos de la propiedad, información sobre proveedores y contratistas, y por último, auditorías y revisiones de la gerencia.

·         Se deben efectuar auditorías periódicas del desempeño ambiental de la empresa, con el objeto de determinar cómo está funcionando el SGMA y si se requieren modificaciones. Las auditorías pueden ser efectuadas por personal interno o externo, quienes deben elaborar un informe de auditoría del SGMA.

Los Sistemas de Gestión de la Calidad: beneficios y riesgos.

La ISO 9000:2000 define la Gestión de la Calidad como las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. En general, se puede definir la Gestión de la Calidad como el aspecto de la gestión general de la empresa que determina y aplica la política de calidad.

La adopción de un Sistema de Gestión de la Calidad surge por decisión de la alta dirección de la empresa, motivada por intenciones de mejorar su desempeño, porque están desarrollando un sistema de mejora continua para dar una guía de actuación clara y definida al personal sobre aspectos específicos del trabajo, para obtener la certificación por terceras partes de su sistema de gestión o por exigencias del entorno.

Ventajas de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

Algunas ventajas que se obtienen de la definición, desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad son:

Desde el punto de vista externo:

·        Fortalece la imagen de la empresa frente a los clientes actuales y potenciales al mejorar de forma continua su nivel de satisfacción. Ello aumenta la confianza en las relaciones cliente-proveedor siendo fuente de generación de nuevos conceptos de ingresos.

·        Asegura la calidad en las relaciones comerciales.

·       Facilita la salida de los productos/servicios al exterior al asegurarse las empresas receptoras del cumplimiento de los requisitos de calidad, posibilitando la penetración en nuevos mercados o la ampliación de los existentes en el exterior.

Desde el punto de vista interno:

·        Mejora la calidad de los productos y servicios derivada de procesos más eficientes para diferentes funciones de la organización.

·        Introduce la visión de la calidad en las organizaciones fomentando la mejora continua de las estructuras de funcionamiento interno y externo y exigiendo ciertos niveles de calidad en los sistemas de gestión, productos y servicios.

·        Decrecen los costos (costos de no calidad) y crecen los ingresos (posibilidad de acudir a nuevos clientes, mayores pedidos de los actuales, etc.)

Riesgos de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

La implantación de sistemas de gestión de la calidad también tiene sus riesgos si no se asume como una oportunidad de mejorar una situación dada.

·        El desarrollo de estos sistemas proporciona elementos de detección de actividades generadoras de no calidad, pero si no se utilizan y desarrollan teniendo en cuenta todas las circunstancias de la actividad, pueden ser generadores de burocracia inútil y complicaciones innecesarias para las actividades.

·        No obtener el compromiso y colaboración de todos los afectados. Se deben comunicar objetivos y responsabilidades.

·        Una mala comunicación puede llevar a generar importantes barreras en el desarrollo del análisis e implantación de medidas por temores infundados.

Beneficios de OHSAS 18001

Cada vez más, las compañías necesitan demostrar que sus negocios se gestionan con eficacia y responsabilidad y que pueden prestar un servicio seguro sin grandes tiempos de inactividad originados por accidentes o contratiempos relacionados con el trabajo.

OHSAS 18001 es una especificación internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral (SGSSL) efectivo.

OHSAS 18001 trata las siguientes áreas clave:

·         Planificación para identificar, evaluar y controlar los riesgos.

·         Programa de gestión de OHSAS.

·         Estructura y responsabilidad.

·         Formación, concienciación y competencia.

·         Consultoría y comunicación.

·         Control de funcionamiento.

·         Preparación y respuesta ante emergencias.

·         Medición, supervisión y mejora del rendimiento.

Cualquier organización que quiera implantar un procedimiento formal para reducir los riesgos asociados con la salud y la seguridad en el entorno de trabajo para los empleados, clientes y el público en general puede adoptar la norma OHSAS 18001.

La certificación del sistema de gestión OHSAS 18001 permite a la organización demostrar que cumple las especificaciones y aporta las siguientes ventajas:

·         Reducción potencial del número de accidentes.

·         Reducción potencial del tiempo de inactividad y de los costes relacionados.

·         Demostración de la conformidad legal y normativa.

·         Demostración a las partes interesadas del compromiso con la salud y la seguridad.

·         Demostración de un enfoque innovador y progresista.

·         Mayor acceso a nuevos clientes y socios comerciales.

·         Reducción potencial de los costes de los seguros de responsabilidad civil.

Los siguientes pasos ayudan a formar la estructura básica del sistema de gestión y su implementación:

1.    Planificación

Durante la fase de planificación debe:

·        Asegurarse de que cuenta con el compromiso de la alta gerencia.

·        Definir, con la autorización de la alta gerencia, la política de salud y seguridad en el trabajo de la empresa.

·        Debe concluirse la planificación para establecer un marco a fin de identificar los riesgos, evaluarlos e implantar las medidas de control necesarias.

·        Se deben identificar y entender las obligaciones legales, marcar unos objetivos y establecer un programa de gestión para lograr implantarlos. Todo este proceso se debe documentar.

2.    Implantación del sistema de gestión de la salud y la seguridad

A partir de este momento debe:

·         Establecer funciones y responsabilidades.

·        Crear procedimientos para los empleados y otras partes interesadas para consultar y comunicar la información de salud y seguridad en el trabajo.

·         Documentar los procesos y crear un sistema de control de documentos y datos.

·         Aplicar un sistema de control de funcionamiento.

·         Establecer planes y procedimientos para emergencias.

·         Comprobar el sistema de gestión y tomar las medidas correctivas necesarias.

Debe tener por objetivo la mejora continua del sistema de gestión por medio de:

·         Introducción de prácticas de medición, supervisión y mejora del rendimiento.

·         Establecer y documentar la responsabilidad y autoridad en caso de accidentes, incidentes, falta de conformidad y medidas correctivas y preventivas.

·         Establecer un procedimiento para los historiales y la gestión de historiales.

·         Auditoría y evaluación del rendimiento del sistema de gestión.

·         Realización de revisiones de gestión del sistema a intervalos conocidos y definido.

Salud Laboral

 

El término salud es definido por la Constitución de 1946 de la Organización Mundial de la Salud como el caso de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades. También puede definirse como el nivel de eficacia funcional o metabólica de un organismo tanto a nivel micro (celular) como en el macro (social).

La salud laboral se construye en un medio ambiente de trabajo adecuado, con condiciones de trabajo justas, donde los trabajadores puedan desarrollar su actividad de manera digna y donde le sea posible participar en la mejora de las condiciones de salud y seguridad.

El trabajo puede causar diferentes daños a la salud de tipo psíquico, físico o emocional, según sean las condiciones sociales y materiales donde se realice el trabajo. Para prevenir estos daños a la salud ocasionados por el trabajo, fue constituida la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Se trata del principal organismo internacional encargado de la mejora permanente de las condiciones de trabajo mediante convenios que se toman en sus conferencias anuales y las directivas que emanan de ellas.

La OIT es un organismo especializado de las Naciones Unidas de composición tripartita que reúne a gobiernos, empleadores y trabajadores de sus estados miembros con el fin de emprender acciones conjuntas destinadas a promover el trabajo decoroso en el mundo.

Riesgo Laboral

Se denomina "Riesgo laboral" a todo aspecto del trabajo que tiene la potencialidad de causar un daño. La prevención de riesgos laborales es la disciplina que busca promover la seguridad y salud de los trabajadores mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y riesgos asociados a un proceso productivo, además de fomentar el desarrollo de actividades y medidas necesarias para prevenir los riesgos derivados del trabajo.

Evaluación de Riesgos Laborales

La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse. Cuando de la evaluación realizada resulte necesaria la adopción de medidas preventivas, deberán ponerse claramente de manifiesto las situaciones en que sea necesario:

·         Eliminar o reducir el riesgo, mediante medidas de prevención en el origen, organizativas, de protección colectiva, de protección individual, o de formación e información a los trabajadores.

·         Controlar periódicamente las condiciones, la organización y los métodos de trabajo y el estado de salud de los trabajadores.

El 28 de abril se celebra el Día Mundial de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Para la evaluación de la magnitud de los riesgos existe un método que basa la estimación del riesgo para cada peligro, en la determinación de la potencial severidad del daño (consecuencias) y la probabilidad de que ocurra el hecho.

De esta forma, en el ámbito de la severidad del daño, se clasifican en:

Ligeramente dañino: daños superficiales, molestias e irritación

Dañino: quemaduras, conmociones, fracturas menores, sordera, dermatitis, asma, etc.

Extremadamente dañino: amputaciones, fracturas mayores, envenenamientos, cáncer o enfermedades agudas y que acorten severamente la vida.

En cuanto a la probabilidad de que el daño ocurra, se manejan tres categorías: la baja, cuando el daño ocurrirá raras veces; la media, si ocurrirá algunas veces, y la alta, cuando ocurrirá siempre o casi siempre.

Productividad laboral: aprendiendo a trabajar

 

Muchas veces asumimos que la mejor manera de elevar la productividad de una empresa es que los empleados cuenten con una óptima capacitación en la actividad a la que se dedican. Sin embargo,  la baja productividad de un empleado puede tener sus raíces en la forma de trabajar y no en el trabajo mismo.

En el ámbito de desarrollo profesional se le llama productividad (P) al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos.

Esto quiere decir que un trabajador apto y hábil puede ser capaz de realizar mucho trabajo en menos horas que sus compañeros y, por tanto, ser considerado como más productivo; pero la cantidad de trabajo no siempre es el principal indicador de la productividad. Esto es cierto especialmente en el área de servicios, donde es más subjetiva la evaluación del trabajo del empleado y más difícil de cuantificar. Puede tenerse el caso de un empleado muy inteligente y capacitado en su área pero que no puede “sacar” adelante tanto trabajo como sus compañeros. Si le aplicamos una prueba de conocimientos podremos convencernos de que no se trata de ignorancia o falta de pericia; se trata de desorganización interna y problemas para dar prioridades a las actividades cotidianas.

Esa es  la cuestión primaria y medular en el trabajo: aprender a organizar las tareas, a priorizarlas, a iniciarlas y terminarlas. Es imprescindible que como empresarios aprendamos a trabajar nosotros primero para que nos resulte más fácil organizar el trabajo de los empleados y enseñarles a trabajar.

A continuación mostramos algunas herramientas que pueden ser útiles para aprender a organizar y priorizar el trabajo y que pueden ayudarnos a elevar los niveles de productividad de nuestras empresas:

Aprendiendo a organizar.

·         Al inicio del día, revisar la lista de pendientes del día anterior y agregar las nuevas actividades que hayan surgido durante la mañana.
·         Elegir aquellas acciones que requieren de solución inmediata. Subrayarlas con algún color llamativo (amarillo, por ejemplo).
·         Empezar a resolverlas: hacer la llamada telefónica, enviar el fax o el mensaje, llevar los papeles, salir a recoger la documentación, cualquier acción que implique la realización real, física, contundente de esa actividad.
·         Continuar con la siguiente actividad y empezar a solucionarla.
·         Ir agregando a la lista las nuevas actividades que vayan surgiendo durante el día y utilizar algún tipo de símbolo que nos ayude a identificar el grado de importancia o urgencia de cada una.
·         Al término del día, cerrar los asuntos terminados, archivar la documentación.
·         Antes de salir de la oficina, retomar el listado de la mañana y tachar aquellas actividades que ya se terminaron de realizar. Dejar la lista a la mano para iniciar al día siguiente.
·         Al término del día, la pila de papeles debe ser más pequeña que como estaba en la mañana cuando iniciamos las labores.
·         Es importante contar con una agenda, una libreta, un block de post-it, un reloj con alarma o cualquier otro artículo que nos facilite anotar y, posteriormente, recordar lo que tenemos pendiente. Es una fantasía el pensar que podemos recordarlo todo. No existe la “mala memoria” para un empresario; sólo existe la disciplina o la negligencia de apuntar los pendientes.

Aprendiendo a priorizar.

Uno de los desafíos más importantes que enfrenta el empleado cada día es priorizar las tareas. Lo que es urgente para el jefe puede no serlo para el empleado. Por eso, si no somos lo suficientemente claros en cuanto a lo que necesitamos, es posible que el empleado aplique sus propios criterios al decidir la precedencia de cada actividad. Algunos consejos para evitar descalabros en la asignación de prioridades pueden ser:
·         En vez de decir que “necesitamos urgentemente”, especificar dentro de cuánto tiempo esperamos nos entreguen lo que hemos solicitado. Es preferible decir que necesitamos la información “a más tardar” en dos horas o dos días, que decir “urgentemente”.
·         Convenir siempre con el empleado las fechas de entrega de los trabajos y permitirles a estos proponer una fecha distinta en caso de que el trabajo se pueda realizar en menos o más tiempo del solicitado. El empleado suele tener mejor idea de lo que implica la realización de la tarea.
·         Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con órdenes o instrucciones claras y sencillas.
·         Pidamos UNA COSA A LA VEZ.
·         Pidamos al empleado que también APUNTE LOS PENDIENTES.
·         Tengamos claro nosotros lo que queremos ANTES de pedirlo. Así sabremos cómo solicitarlo.
·         Revisemos con nuestros empleados si la lista de actividades que nosotros elaboramos para cada uno de ellos es la misma que ellos apuntaron en sus agendas. Es importante cerciorarse que todos tienen la información que les corresponde.

BSI PAS 220 2008: Gestión de compras y materiales en la industria alimentaria

La especificación BSI PAS 220 2008, emitida por British Standards Institution define los programas pre requisitos de soporte a los sistemas de gestión de inocuidad diseñados según ISO 22000 2005. Uno de los aspectos que se contempla la  BSI PAS 220 2008 es la gestión de compras y materiales.

Requisitos generales

Las compras de materiales que impactan la inocuidad de los alimentos deben ser controladas para asegurar que los proveedores son capaces de alcanzar los requisitos especificados. Se debe asegurar la conformidad de los materiales entrantes con los requisitos especificados

Selección y gestión de proveedores

Debe concebirse e implementarse un proceso para la selección, aprobación, y seguimiento de los proveedores. El proceso definido debe justificarse por medio de un análisis de peligros, incluyendo los peligros para el producto final.

El proceso definido debe incluir la evaluación de la habilidad del proveedor para cumplir las expectativas de calidad e inocuidad, requisitos y especificaciones establecidas. Además, el propio proceso debe incluir la forma de efectuar la evaluación del proveedor por auditoria propia o certificación de tercera parte.

El proceso definido debe incluir la forma de efectuar el monitoreo del desempeño del proveedor para asegurar su status de aprobado como cumplimiento de especificaciones, resultados de auditorías o certificados de análisis.

Requisitos para los materiales entrantes

Los vehículos de entrega de materiales deben ser revisados antes de proceder a la descarga y durante la descarga del material para verificar el mantenimiento de la calidad e inocuidad de los productos y/o materiales durante el tránsito, verificando la integridad del envase y ausencia de plagas.

Se deben inspeccionar o analizar los materiales entrantes o se procurará que estos estén cubiertos por un certificado de análisis (COA) para asegurar su conformidad con los requisitos antes de autorizar su utilización. El método de verificación debe estar escrito.

Los materiales no conformes deben manejarse bajo un procedimiento documentado que asegure que no se usa producto no conforme en la producción.

Si se reciben materiales a granel, los puntos de acceso a las líneas de recepción deben estar bloqueadas para asegurar que solo se descarga el producto cuando ha sido aprobado y verificado.

Servicios de apoyo en la industria alimentaria: aire, agua y energía

 

Uno de los principios que contempla la especificación BSI PAS 220 2008, emitida por British Standards Institution para establecer, implementar y mantener los programas pre requisitos de soporte a los sistemas de gestión de inocuidad es el suministro de aire, agua y energía.

Requisitos Generales

La provisión de los servicios de apoyo y las rutas de distribución de los mismos, en y alrededor de las áreas de proceso o de almacenamiento debe ser diseñado de forma que prevenga el riesgo de contaminación del producto. La calidad de los suministros de servicios debe ser monitoreada para prevenir cualquier riesgo de contaminación del producto

Suministro de agua

El suministro de agua potable debe ser suficiente para las necesidades del proceso productivo.

Las facilidades de almacenamiento y distribución, y cuando aplica, de control de temperatura, se deben diseñar para alcanzar los requisitos de calidad especificados para el agua. Así mismo es imprescindible que el agua potable cumpla con los requisitos de la OMS para agua de tomar.

El agua empleada como ingrediente, incluyendo la usada para hacer hielo o vapor, (incluyendo vapor culinario), o aquella en contacto con el producto o con las superficies de contacto con el producto debe ser de la calidad y requisitos microbiológicos relevantes para el producto.

Cuando se utilizan suministros de agua clorada se efectuarán chequeos del nivel adecuado de cloración que de acuerdo a lo especificado, aseguren la permanencia de cloro residual dentro de los límites establecidos.

El agua no potable deberá tener tuberías separadas y no podrá mezclarse por interconexión o reflujo con el agua potable.

Productos químicos para calderas

Los productos químicos para  calderas que se empleen deben ser aprobados como aditivos alimentarios o han sido aprobados por la autoridad relevante para ser usados como químicos seguros en aguas de consumo humano. Los productos químicos para calderas se almacenan bajo llave en un lugar separado y seguro.

Ventilación y calidad el aire

La organización debe establecer los requerimientos para el filtrado, % humedad relativa y microbiología del aire empleado como ingrediente o que entra en contacto directo con el producto.

Cuando aplique y sea crítico, de acuerdo a la organización, debe establecerse un sistema de control y monitoreo de humedad y temperatura del aire y verificarse con una frecuencia establecida.

Debe proveerse ventilación apropiada para la remoción de excesos de vapor indeseable, polvo u olores y para facilitar el secado después de limpiezas húmedas.

Cuando existe riesgo de contaminación por aire, la calidad microbiológica del aire debe ser controlada. En los locales en los cuales se exponen a la contaminación por aire, los productos que puedan soportar el crecimiento o la sobrevivencia de microbios, se deben tener protocolos para monitoreo y control de la calidad del aire.

Los sistemas se deben construir de forma que no fluya aire de áreas sucias hacia áreas limpias. Se deben mantener diferenciales de presión definidos.

Los sistemas deben ser accesibles para su limpieza, cambios de filtros y mantenimiento. Las protecciones de las tomas de aire exterior se deberán examinar periódicamente para constatar su integridad física

Aire comprimido y otros gases

Los sistemas de gases como aire comprimido, dióxido de carbono, nitrógeno u otros gases empleados en producción o empaque se deben construir y mantener para prevenir la contaminación.

Los gases empleados en contacto directo o incidental con el producto como transporte, soplado, secado de productos o equipo deben ser de una fuente aprobada y filtrados para remover polvo, aceite y agua.

Cuando se usa aceite en los compresores y existe potencial de contacto del aire con el producto, el aceite usado debe ser grado alimenticio. Deben establecerse las especificaciones de filtrado, de humedad y microbiológicas.

 Iluminación

La iluminación provista, natural o artificial, deberá permitir al personal operar de manera higiénica.

Las lámparas deben estar protegidas para evitar la contaminación de materiales, productos o equipos en caso de quebraduras.

Se recomienda tener un programa de inspección y limpieza de las lámparas y sus protecciones.